Müşterileriniz, bir marka veya bir kuruluş için sosyal medya hesaplarını yönetiyorsanız, bu karışımı mutlaka hissetmişsinizdir. kaos, son dakika telaşı ve bitmek bilmeyen onay süreçleriGüçlü doğan ve bir e-posta yazışmasında ölen fikirler, "birinin incelemesi gerekiyor" diye bekletilen gönderiler ve kötü kurulmuş süreçler nedeniyle ivme kaybeden kampanyalar.
İyi haber şu ki, bu rahatsızlık kaçınılmaz değil. iyi tasarlanmış sosyal medya onay akışı Patronlardan ve müşterilerden "onay" almak için sürekli koşturmaktan, herkesin ne yapması gerektiğini, ne zaman ve hangi araçla yapması gerektiğini bildiği net, hızlı ve kontrollü bir sisteme geçebilirsiniz. En iyi uygulamalar, piyasa araçları ve bu süreci daha önce yaşamış ekiplerin gerçek dünya deneyimlerinden yola çıkarak, bu sistemi adım adım ve ayrıntılı olarak nasıl kuracağımızı göreceğiz.
Sosyal medya onay akışı tam olarak nedir?
Sosyal medya onay akışı şudur: bir dizi adım, insan ve araç Bu, birisi içerik fikri önerdiği andan itibaren, o gönderinin markanın profillerinde yayınlanmasına (veya kaldırılmasına) kadar geçen süre boyunca yer alan herkesi kapsar. Ayrıca kimin oluşturduğunu, kimin incelediğini, kimin onayladığını ve tüm sürecin nasıl koordine edildiğini de içerir.
Pratikte bu, "yayınla" veya "planla" düğmesine basmadan önce içeriğin şu işlemlerden geçtiği anlamına gelir: bunu doğrulayacak uygun kişilerOrganizasyonun türüne bağlı olarak, iç ekip, pazarlama yöneticileri, hukuk departmanı veya müşterinin kendisi değerlendirme yapar. Önceden üzerinde anlaşılmış bir inceleme olmadan hiçbir şey "sezgisel olarak" sosyal medyaya yüklenmez.
Ajanslarda bu onay süreci genellikle daha karmaşıktır çünkü müşteri tarafı da devreye girer: Müşterinin iç paydaşlarının söz hakkı ve oy hakkı bulunmaktadır.Kendi alanlarıyla ilgili mesajları incelemek isteyen departmanlar ve her şeyin yayınlanmadan önce görünmesini isteyen yöneticiler. İyi yönetilmezse, bu kalıcı bir darboğaza dönüşür.
Her şirket sistemini kendine özgü bir şekilde yapılandırsa da, neredeyse tüm sosyal medya içerik onaylama süreçleri bazı ortak özellikler taşır. temel çalışma blokları Bunlar, az ya da çok katmanla, her zaman tekrarlanan şeylerdir.
Onay sürecinin temel bileşenleri
Herhangi bir onay iş akışını incelediğinizde, ister basit bir elektronik tablo ister gelişmiş bir platform olsun, her zaman aynı şeyleri kapsayan oldukça net bir aşama dizisi bulursunuz. içerik döngüsünün anları.
Tam bir sosyal medya onay süreci genellikle şu ana bileşenleri içerir: planlama, oluşturma, inceleme, düzeltmeler ve yayınlamaVerimli bir sistem ile berbat bir sistem arasındaki fark genellikle bu aşamaların nasıl birbirine bağlandığı ve her adımda kimlerin yer aldığıyla ilgilidir.
İçerik planlaması. Kampanyaların, temaların, hedeflerin ve yayın sıklığının belirlendiği yer burasıdır. Kullanılacak kanallar, üslup ve yaklaşık tarihler de dahil olmak üzere içeriğin son halinin verildiği, stratejinin somut bir plana dönüştürüldüğü yer burasıdır. gerçekçi içerik takvimi.
İçerik yaratımı. Bu aşamada yazarlar, tasarımcılar ve editörler kavramları somut parçalara dönüştürür: metin, grafikler, videolar, slayt gösterileri, öyküler vb. Tüm bunların şu kurallara uygun ilerlemesi kritik önem taşır: marka yönergeleri ve platform gereksinimleri.
İçerik incelemesi. Hazırlanan parçalar, geri bildirim vermesi gereken kişilerle paylaşılır: sosyal medya yöneticileri, pazarlama yöneticileri, ilgili diğer departmanlar veya müşterinin kendisi. Mesaj, ton, bilgilerin doğruluğu ve olası geri bildirimler gözden geçirilir. itibar riskleri veya yasal.
Değişikliklerin gözden geçirilmesi. Toplanan geri bildirimlerle, yaratıcı ekip gerekli düzenlemeleri yapar ve parçaları yeniden hazırlar. ikinci ve son değerlendirmeÇok istisnai durumlar dışında içerik burada kapatılmalıdır.
Programlama ve yayıncılık. Onaylandıktan sonra, sosyal medya ekibi, içeriğin belirlenen tarih ve saatlerde otomatik olarak yayınlanması için özel bir araçta planlama yapar veya içerik bağlama çok duyarlıysa manuel olarak yayınlar.
Onay iş akışlarının türleri: esnekten ultra kontrollüye
Her ekibin aynı düzeyde kontrole ihtiyacı yoktur. Organizasyonun büyüklüğüne, sektöre veya risk seviyesine bağlı olarak, sosyal medya onay iş akışı, hafif ve neredeyse isteğe bağlı bir süreçten karmaşık bir sürece kadar değişebilir. Birden fazla imza gerektiren çok seviyeli pazarlama.
Doğru onay türünü seçmek çok önemlidir: çok gevşek olursa hatalar gözden kaçar; çok katı olursa da... Hızı ve yaratıcılığı öldürüyorsunuz.Bunlar, profesyonel araçlarda halihazırda kullanılan en yaygın modellerdir.
İsteğe bağlı onaylar. İçerik, resmi bir onay alınmadan oluşturulur ve planlanır, ancak bazı yöneticilerin istedikleri zaman içeriği inceleme seçeneği vardır. Bu, küçük ekiplerde faydalıdır. yüksek güven ve net stil yönergeleri.
Zorunlu onaylar. Belirli bir roldeki kişi (sosyal medya yöneticisi, marka yöneticisi veya müşteri) "kabul et" düğmesine tıklamadan hiçbir içerik yayınlanmaz. Bu, markanın ihtiyaç duyduğu durumlarda idealdir. sıkı mesaj kontrolü veya talepkar müşterilerle çalışırken.
Çok aşamalı onay süreçleri. İçerik, müşteriye veya başka bir yöneticiye gönderilmeden önce (örneğin stratejist ve hukukçu tarafından) dahili bir incelemeden geçer. Bu, karmaşık kampanyalar, düzenlemeye tabi sektörler veya çok sayıda iç çıkarı olan büyük şirketler.
Otomatik onaylar. Belirli önceden tanımlanmış kurallar (içerik türleri, miktarlar, hassas olmayan konular) altında, belirlenen süre içinde kimse yorum yapmazsa gönderiler onaylanmış olarak işaretlenir. Bu model, büyük miktarda içeriği düzene sokmak Kontrolü kaybetmeden.
Adım adım bir onay iş akışı tasarlayın.
Sosyal medyada iyi bir onay akışı oluşturmak sadece bir araç seçmekle ilgili değil: aynı zamanda tanımlamayı da içeriyor. roller, kurallar, zamanlar ve kontrol noktaları İçerik oluşturma süreciniz içinde. Buradaki fikir, herkesin neyin ne zaman yapılması gerektiğini ve onayların günlük operasyonlara nasıl entegre olduğunu bilmesidir.
Aşağıda bir göreceksiniz akış diyagramı tasarımı Çok kapsamlı ve kendi gerçekliğinize uyarlayabilirsiniz: İster bir stajyerle tek başınıza çalışın, ister birden fazla departmanı ve dahil olan iç müşterileri olan büyük bir kuruluş için sosyal medya ekibini yönetin.
1. Kilit kişileri ve rollerini belirleyin.
İlk olarak, oyuna kimin ve hangi sıfatla katılacağına karar verilmelidir. Tipik bir hata ise şunları yapmaktır: Çok fazla insan, net bir rol üstlenmeden fikirlerini dile getiriyor.Bu durum, bir dizi değişikliği tetikler ve tüm sistemi yavaşlatır.
Sağlıklı bir onay sürecinde, şirkete bağlı olarak isimler değişebilse de, bu gibi rolleri tanımlamak faydalıdır: içerik oluşturucular, stratejistler, karar vericiler, yayıncılar ve topluluk yöneticileri.
İçerik yaratıcıları. Yazılar, tasarımcılar, video yapımcıları ve gönderilerin, hikayelerin, kısa videoların, slayt gösterilerinin vb. üretiminde yer alan herkes, içeriğin brief'e, tona ve teknik özelliklere uygun olmasını sağlamaktan sorumludur.
İçerik stratejistleri. Yayınları işletme hedefleri ve genel marka stratejisiyle ilişkilendiren kişiler onlardır. Yayınlananların doğruluğunu sağlarlar. Kampanya ve satış hunisi bağlamında mantıklı.Ve bunlar sadece münferit olaylar değil.
Karar vericiler (müşteri veya yöneticiler). İdeal olarak, en fazla bir veya iki kişi kendi taraflarındaki geri bildirimleri merkezileştirmelidir. Örneğin, bir müşteri pazarlama müdürü veya iletişim direktörü geri bildirimleri gönderecektir. birleştirilmiş yorumlar10 ayrı e-posta değil.
Yayından sorumlu olanlar. Genellikle sosyal medya asistanları veya yöneticileridir ve onaylanmış içeriklerin planlanmasından ve yayınlanmasından, zaman çizelgelerine ve formatlara uyulmasından sorumludurlar. Sosyal medya konusunda iyi bir bilgiye sahip olmaları gerekir. Yayınlama aracı ve izinleri.
Topluluk yöneticileri. Her zaman ön onay sürecine katılmasalar da, moderasyonu uyarlamak, standart yanıtlar hazırlamak ve yeni gönderilerle bağlantılı yorumların potansiyel risklerini belirlemek için görünürlüğe ihtiyaç duyarlar.
2. Hangi aşamaların zorunlu onay gerektirdiğini belirleyin.
Kimlerin oynayacağını öğrendikten sonra, karar verme zamanı geldi. iş akışının tam olarak hangi anlarında Onay almak için elinizi kaldırmanız gerekiyor. Her görevi tek tek gözden geçirmenin bir anlamı yok; en mantıklısı net kontrol noktaları belirlemektir.
Bir içeriğin tipik yaşam döngüsüne bakarsanız, onaylamanın genellikle oluşturmanın son aşamasına, yani içeriğin zaten tamamlanmış olduğu zamana en uygun olduğunu görürsünüz. yeterince olgun metin ve görsel kaynaklar Böylece birileri bütünü değerlendirebilsin.
Temel bir rota şöyle görünebilir: Fikir geliştirme → takvim → görsel üretim → yazım → inceleme için ortak sunumİçeriği gruplar halinde (örneğin, gelecek ayın tamamı) ne kadar iyi düzenlerseniz, süreç o kadar verimli olacaktır.
Ekibinizin ilk bilgilendirmeden yayınların onaya hazır hale gelmesine kadar geçen süreyi çok net bir şekilde anlamanız çok önemlidir. Bu size şunları sağlar... Değerlendiricilere gerçekçi son teslim tarihleri verin. ve zaman çizelgesini tehlikeye atabilecek darboğazlardan kaçının.
Dahası, bu zaman çizelgesi haritası size ekibinizin kapasitesine dair dürüst bir bakış açısı sunar: kaç müşteri veya iş kolu için takviyeye ihtiyacınız olduğu ve ne zaman ihtiyacınız olduğuyla başlar. Yeni kişileri veya araçları dahil etmek faydalı olacaktır. Sisteme.
3. Net değerlendirme süreleri belirleyin (ve bu sürelerin karşılandığından emin olun).
Zaman çizelgeleri belirlemeyen bir onay süreci, sonuçta sorun yaratır. sonsuz taslakların arafıİçeriğin zamanında yayınlanabilmesi için, inceleme süreleri çok iyi bir şekilde iletilmeli ve bunlara uyulmalıdır.
Yaygın bir uygulama, örneğin, vermektir; 24-48 saat Böylece müşteriler veya yöneticiler, içerikleri aldıktan sonra inceleyebilirler. Anlaşılan süre içinde yanıt vermezlerse, otomatik onaylama veya içerik yeniden planlama gibi kurallar belirleyebilirsiniz.
Önemli olan, herkesin gecikmenin etkisini anlamasıdır: kaldırılan gönderiler, rayından çıkan kampanyalar ve olumsuz etkilenen sonuçlar. Bunu doğrudan konuşmak, değerlendiricilere yardımcı olur. Son teslim tarihlerini ciddiye alın. ve bunu "ikincil bir şey" olarak görmeyin.
İç süreçlerde, her aşamanın ne kadar sürdüğünü ölçmek de faydalıdır: oluşturma, ilk inceleme, ayarlamalar, ikinci inceleme… Bu şekilde sorunları tespit edebilirsiniz. İş akışınızın gerçekten tıkandığı yer burası. (Bu bir tasarım mı? Yasal mı? Müşterinin sorumluluğunda mı?)
Son derece acil içerikler (son dakika haberleri, trendler, kriz iletişimi) için şunlara sahip olmak faydalı olabilir: açık onay devresi Bir veya iki karar vericiyle ve çok daha kısa zaman dilimleriyle.
4. Doğru onay aracını seçin
İçerik onayını yalnızca e-postalar, elektronik tablolar ve dağınık sohbetlerle yönetmeye çalışmak, kayıp sürümler, karışık yorumlar ve daha birçok soruna yol açacak bir durumdur. Kimsenin onaylamadığı bir şeyi yayınlamakİşte bu noktada özel aletler oyunun kurallarını değiştiriyor.
Günümüzde, planlama, oluşturma, iş birliği ve onaylamayı tek bir ortamda birleştiren, rol tabanlı izinler, bağlam odaklı yorumlar, her gönderi için durum güncellemeleri ve daha fazlasını sunan birçok sosyal medya yönetim platformu bulunmaktadır. Onaydan sonra otomatik planlama.
Sked Social, Metricool, ZoomSphere, Fanpage Karma ve Buzzmonitor gibi araçlar, özellikle ajanslar, şirket içi sosyal medya ekipleri ve birden fazla iş ortağı bulunan markalar için tasarlanmış, az çok gelişmiş onay iş akışları geliştirmiştir.
Bu çözümlerin amacı sizi Excel, WhatsApp, Google Docs ve bitmek bilmeyen toplantılarla boğuşmaktan kurtarmaktır. Bunun yerine herkes tek bir sisteme giriş yapar. tek bir takvim ve merkezi bir panelBurada onaylananları, beklemede olanları, kimin incelemesi gerektiğini ve bırakılan yorumları görebilirsiniz.
Birçok durumda, hesaba tam erişim izni vermenize veya sosyal medya şifrelerinizi paylaşmanıza gerek kalmadan harici değerlendiricileri (müşteriler, diğer departmanlardan yöneticiler) de davet edebilirsiniz, böylece aşağıdaki sorunlardan kaçınabilirsiniz: güvenlik riskleri ve izin sorunları.
5. Ekip büyüdükçe iş akışını gözden geçirin ve ayarlayın.
Onay iş akışı, bir kez tasarlayıp öylece bırakabileceğiniz bir şey değildir. İşletmeniz, müşteri tabanınız veya iç ekibiniz geliştikçe, onay iş akışlarınız da gelişir. kontrol ihtiyaçları, darboğazlar ve sürtüşme noktaları.
Bu nedenle, en az üç ayda bir, süreçte yer alan herkesle kısa bir değerlendirme yapılması tavsiye edilir: hangi kısımlar iyi çalışıyor, nerede tıkanıklıklar yaşanıyor, hangi görevler otomatikleştirilebilir ve hangi rollerin yeniden tanımlanması gerekecek.
Bazen, yapılacak ayarlama, tasarım ekibine bir kişi daha eklemek, kimin neyi onaylayacağını yeniden düzenlemek veya aslında onları çok fazla etkilemeyen içerikleri inceleyen departman sayısını sınırlamak kadar basit olabilir.
Önemli olan esnek bir tutum sergilemek ve onay iş akışının bir araç olduğunu anlamaktır. daha iyi ve daha hızlı içerik yayınlayınDokunulamayacak kutsal bir bürokrasi değil.
Müşterilerle çalışıyorsanız, mevcut sistemin rahat olup olmadığını, onları neyin rahatsız ettiğini ve deneyimlerini neyin iyileştireceğini proaktif olarak sormak da çok faydalıdır. Bu konuşmalar, iyi yürütüldüğünde, Uzun vadeli ilişkiyi güçlendirirler. Ve bu sayede kendinizi sadece "sosyal medyayı yöneten kişi" olarak değil, stratejik bir ortak olarak konumlandırmanıza yardımcı olurlar.
İyi bir onay iş akışının gerçek faydaları
İyi tasarlanmış bir onay iş akışı, "düzenli" görünmenin ötesinde, doğrudan şu konularda etkiye sahiptir: sonuçlar, maliyetler, yaratıcı kalite ve müşteri ilişkileriBurada mesele sadece hatalardan kaçınmak değil: daha iyi ve daha az çabayla çalışmakla ilgili.
En büyük faydalarından biri de içeriğin yayınlanmasını sağlamaktır. planlanan programa göreGörünüşte basit olan ancak birçok ekipte bitmek bilmeyen revizyonlar ve son dakika değişiklikleri nedeniyle neredeyse imkansız hale gelen bir şey.
Bir diğer önemli etki ise iş birliği üzerindedir: Herkes rolünün farkında olduğunda ve geri bildirim sistemi organize edildiğinde, işlerin büyük bir bölümü daha verimli hale gelir. gerilim ve içsel gürültü Bu genellikle kampanyaların hazırlanmasına eşlik eder.
Ve belki de en az değer verilen şey: İyi bir onay yapısı, performansı büyük ölçüde artırır. iletişim kalitesiDaha az gereksiz bildirim, daha az 30 mesajlık ileti dizisi, daha az sürüm karışıklığı. Tüm bunlar, içeriğe daha iyi odaklanmak için zaman ve enerji kazandırır.
Müşteri veya iş kolu sayısı arttıkça bu faydalar da katlanarak artar: sağlam bir iş akışı olmadan ekip mikro görevlerde boğulur ve sosyal medya bir sorun haline gelir. sürekli stres kaynağı stratejik bir kanal yerine.
Yeni kullanıcıların onay süreçlerini kolaylaştırmak için eğitim setleri ve görsel takvimler nasıl kullanılır?
Onay süreçlerinin başarılı olması için kritik anlardan biri, yeni bir müşteri veya şirket içi ekiple çalışmaya başlarken yaşanır. Süreci baştan net bir şekilde tanımlamazsanız, daha sonra sorunlar ortaya çıkacaktır. yanlış anlaşmalar, kırılan beklentiler ve çatışmalar Kimin neye karar verdiğine dair.
Bu nedenle, iyi bir işe alım sistemi kurmak ve paylaşılan görsel takvimlerle çalışmak, onayların ilk günden itibaren sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak ve her ay "acil durumlarla" uğraşmak zorunda kalmamak için çok güçlü iki taktiktir.
1. Süreci açıklayan bir oryantasyon kiti oluşturun.
Her yeni müşteri veya kurum içi departman için bir karşılama paketi veya dosyası hazırlamak, beklentileri en başından itibaren uyumlu hale getirmeye yardımcı olur. Bu belge, aşağıdakileri açıkça açıklamalıdır: açık, anlaşılır ve teknik terimlerden arındırılmış. Birlikte nasıl çalışacaksınız?
Ekibin kısa bir tanıtımını, kimin ne yaptığını, her bir kişinin nasıl iletişim kurduğunu ve müşterinin yanıt süreleri, raporlama sıklığı ve benzeri konularda neler bekleyebileceğini eklemek iyi bir fikirdir. ağ hizmetinin kapsamı.
Genel planları ve zaman çizelgelerini detaylandırmak da tavsiye edilir: aylık kaç gönderi yapılacağı, hangi ağların dahil edileceği, kampanyaların nasıl organize edileceği ve ne tür kaynaklarla yürütüleceği gibi bilgiler belirtilmelidir. İçerik programları belirli bir tempoda sunulacaktır..
Eğer Sked Social veya benzeri bir iş birliği aracı kullanıyorsanız, kullanıcıların nasıl giriş yapacaklarını, her kullanıcının neler görebileceğini, gönderilerin nerede onaylandığını ve yorum bırakmanın nasıl yapılacağını öğrenmeleri için bu kiti kullanın... Menüler ve bildirimler arasında kaybolmak.
Son olarak, onay sürecini küçük bir görsel özetle belgelemek çok önemlidir: adımlar, standart zaman çerçeveleri, her tarafın rolleri, gecikmelerin etkisi ve temel kurallar (örneğin, yapılandırılmış değişikliklerin en fazla iki turu).
2. Ortak bir görsel içerik takvimi kullanın.
Takvim görünümü olmadan tarihleri, kampanyaları ve formatları yönetmek kaosa davetiye çıkarmaktır. Görsel bir planlayıcı, her gün nelerin olduğunu, hangi kampanyaların çakıştığını ve boşlukların veya doygunluğun olduğu yerlerde.
Birçok sosyal medya aracı, gönderileri sürükleyip bırakabileceğiniz, programları değiştirebileceğiniz, kampanya başına etiketler ekleyebileceğiniz ve daha fazlasını yapabileceğiniz sürükle-bırak takvim özelliği içerir. Yaratıcı içerikleri ve metinleri birlikte görselleştirin.Bu, değerlendirme sürecini herhangi bir değerlendirici için çok daha sezgisel hale getirir.
Müşteriler veya yöneticiler içeriği, akışta görüneceği biçime neredeyse tamamen benzeyen bir formatta gördüklerinde, faydalı geri bildirim vermeleri daha kolay olur: gönderilerin sırasına, tanıtım ve değer içerikleri arasındaki dengeye veya görsel tutarlılığa yorum yaparlar.
Ayrıca, bu programa dışarıdan gelen değerlendiricilere kontrollü erişim izni vermek, sizin varlığınıza gerek kalmadan ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak takip etmelerini sağlar. ekran görüntülerini veya PowerPoint sunumlarını iletmek Üçte bir.
Bu tür bir sistemle, içeriği "onay bekliyor" durumunda bile planlayabilir ve onay aldıktan sonra aracın otomatik olarak başlatmasını sağlayarak süreci kapatabilirsiniz. Fikir aşamasından yayına kadar tam döngü.
3. Revizyon sayısına net sınırlar koyun.
Herhangi bir onay iş akışındaki en büyük zaman kaybı kaynaklarından biri, bitmek bilmeyen revizyonlardır: sonsuz ileri geri yazışmalar, kişisel zevke bağlı küçük değişiklikler ve çeşitli değerlendiriciler arasında çelişkili mesajlar.
Çözüm, her bir içerik parçası veya grubu için kaç değişiklik turunun kabul edilebilir olduğunu önceden tanımlamayı içerir. Örneğin: temel düzenlemeler (mesaj, yaklaşım, stratejik uyum) için ilk bir inceleme ve detayları düzeltmek için ikinci bir tur ve kapanış.
Herkes yorum sayısının sınırlı olduğunu bildiğinde, yorumlarını daha iyi odaklamaya eğilimlidirler: neyi değiştirmek istediklerini dikkatlice düşünmek için daha fazla çaba harcarlar ve Her iki dakikada bir rastgele öneriler göndermekten kaçının..
Ayrıca, bu aşamaların dışında yapılacak ek değişikliklerin zaman çizelgelerinde veya maliyetlerde değişikliklere yol açabileceğini açıkça belirtmek, sürecin saygı görmesini sağlamaya yardımcı olur. Bunun, kaprislerin elek gibi eline geçmesine izin vermeyin..
4. Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin ve yaratıcı olanlara odaklanın.
Üst düzey bir sosyal medya yöneticisinin zamanını onay peşinde koşmak veya elektronik tabloda durumları manuel olarak güncellemekle geçirmesinin hiçbir anlamı yok. Başka her şey... hatırlatıcılar, durum değişiklikleri, bildirimler ve programlar Mümkün olduğunca otomatikleştirilmelidir.
Modern sosyal medya yönetim araçları, otomatik iş akışlarının oluşturulmasına olanak tanır: bir içerik oluşturucu gönderiyi tamamladığında, durum "İncelemeye hazır" olarak değişir ve inceleyene bir bildirim gönderilir; inceleyen onayladığında, içerik otomatik olarak bir sonraki aşamaya geçer. “Yayınlanması onaylandı” ve planlandı..
Ayrıca, belirli içerik türlerinin (örneğin, tekrarlayan, risksiz bilgilendirme gönderileri) belirtilen süre içinde kimse yorum yapmazsa otomatik olarak onaylanmasını sağlayacak kurallar belirlemek de mümkündür; bu da manuel işlemlerin hacmini azaltır.
Bu süreçleri otomatikleştirerek, insan uzmanlığı gerektiren işlere daha fazla zaman ayırabilirsiniz: yeni fikirler bulmak, performans verilerini analiz etmek ve iyileştirmeler yapmak. yaratıcı kalite ve strateji.
Ayrıca, raporlama bileşenini aynı sisteme entegre etmek (otomatik haftalık veya aylık raporlar), herkesin iş akışının işleyip işlemediğini görmesini sağlar: her aşamanın ne kadar sürdüğü, ortalama kaç inceleme turunun yapıldığı veya hangi kampanyaların en çok takıldığı gibi bilgiler.
Bu sorunu zaten ele alan onay iş akışları ve araçlarına örnekler
Tüm bunları daha iyi anlamak için, piyasadaki farklı araçların içerik onayına nasıl yaklaştığına bir göz atmakta fayda var. Bu, reklamcılıkla ilgili değil, anlayışla ilgili. daha önce test edilmiş akış modelleri Ve bu platformlar olmadan da aynı işlemi tekrarlayabilirsiniz.
Bazı çözümler iyi tanımlanmış bir rol yapısına, bazıları görev panolarına, bazıları ise herkesin aynı görünümden çalıştığı birleşik takvimlere dayanır. Hepsinin ortak noktası ise şu fikirdir: içerik, yorumlar ve onay durumunu merkezileştirme.
Küresel platformlardan ajans odaklı araçlara kadar çeşitli şirketler, gönderi durumları (beklemede, onaylandı, reddedildi), müşteri rolleri, kayıt olmadan e-posta yorumları gibi özellikleri uygulamaya koymuştur. Zaman kazanmak için toplu onaylar.
Tüm durumlarda, izlenen yol benzerdir: "Metni Slack üzerinden, tasarımı e-posta üzerinden ve takvimi Excel'de göndereceğim" şeklindeki kaotik süreç, her yayının kendi geçmişi, ekleri ve dosyalarıyla birlikte tek bir yerde bulunduğu bir süreçle değiştirilir. tüm yorumlar sıralandı.
İlginç olan, aracın markası değil, yaklaşım: kararların görünür olduğu, sorumluların net olduğu ve son teslim tarihlerinin neredeyse otomatik olarak karşılandığı bir sisteme yatırım yapmak, çünkü Yazılımın kendisi akışı ileriye doğru itiyor..
Sonuç olarak, onay süreçlerinde zorlanan bir ekiple bu süreçleri kontrol altında tutan bir ekip arasındaki farkı yaratan şey yaratıcı yetenek değil (ki bu da önemlidir, ancak her şey değildir), şu iki unsurun birleşimidir: yapı, akıllı kurallar ve iyi kullanılan araçlar Bu da iş birliğini akıcı ve yönetilebilir hale getirir.
